În cazul producerii evenimentului asigurat, asiguratul are obligaţia să anunţe evenimentul Asiguratorului, imediat ce a luat la cunoştinţă de acesta, pentru a primi avizarea din partea acestuia.

   După primirea avizării, inspectorul de daune de la Asigurator va contacta asiguratul pentru a stabili împreună modalitatea de efectuare a constatării daunelor (data, ora, locul, documentele necesare, măsuri de luat imediat etc.).

   În urma avizării, inspectorul de daună va deschide dosarul de daune.

   Constatarea daunelor se face de către Inspectorul de daune de la Asigurator sau altă persoană împuternicită să conducă această constatare, fiind consemnate în procesul-verbal de constatare a daunelor CMR.

Documente necesare pentru instrumentarea dosarelor de daună

   În vederea completării procesului verbal de constatare a daunelor, asiguratul trebuie să prezinte următoarele documente:

 - avizarea cu privire la producerea evenimentului asigurat conform formularului de avizare;

 - declarațiile conducătorului auto, din care să rezulte cauzele, împrejurările şi vinovăţia în producerea deteriorării mărfii;

 - fotocopii ale contractului de transport, comenzi de transport, scrisorii de transport, facturii de plată a transportului, facturilor interne şi externe ale mărfii, certificatului fitosanitar A.T.P., diagramelor tahograf şi termograf, declaraţiile vamale de export a mărfurilor;

 - procesul-verbal încheiat de transportator, cu privire la cauzele şi împrejurările producerii daunelor la marfa transportată;

 - acte emise de autorităţile competente, în funcţie de tipul de daună;

 - eventuale fotografii ale mărfii avariate, poze cu urmele furtului (prelata tăiată, sigiliu rupt, uşa forţată, etc.), poze cu urmele imigranţilor;

 - copie după buletinul, permisul de conducere al şoferului şi după talonul autovehiculului;

 - procesul-verbal de distrugere a mărfii deterioarate, cu participarea beneficiarului, a transportatorului şi a unui reprezentant al Asiguratorului;

 - fotocopia documentului de plată din care să reiasă că societatea de transport a despăgubit păgubitul;

 - procesul-verbal de constatare a pagubelor, întocmit cu participarea unui reprezentant a firmei transportatoare, a unui reprezentant al beneficiarului (proprietarului) mărfii, al unui reprezentant din partea Asiguratorului și, după caz, a unui inspector de calitate (neutru), conţinând lista bunurilor avariate sau distruse în timpul transportului, gradul de avariere al acestora, soluţiile tehnice de reparaţii, de recuperare sau de recondiţionare.

 - copie termodiagramă (în caz de daune la marfă transportată în unităţi cu temperatura controlată);

 - instrucţiunile conducătorului auto, care se regăsesc în poliţa de asigurare, semnate (în cazul de furt marfă sau imigranţi găsiţi în semiremorcă);

 - factura comercială pentru marfa transportată;

 - factura de daună, emisă de către proprietarul mărfii, în lanţ, până la transportatorul care a efectuat cursa.

   Pentru cazurile în care daunele sunt produse în afara României, constatarea pagubelor poate fi efectuată şi de către corespondenţii sau experţii societăţii de asigurări din străinătate, relaţiile cu aceştia desfăşurându-se numai prin intermediul Asiguratorului.

   În situaţia în care, la momentul stabilit, nu există posibilitatea de a prezenta documentele solicitate, acestea se vor putea depune la dosar după efectuarea constatării.